文責：藤田 泰仁
介護施設がケアマネに紹介されるには、「この人を受け入れられるか」「月々いくらかかるか」「いつ入れるか」を、ケアマネが本人や家族にそのまま説明できる形で渡すことが基本です。ケアマネは運営基準で公正中立が求められ、紹介の見返りを受け取ることも禁じられているため、働きかけの中心は関係づくりではなく情報の質になります。受け入れ条件を言葉にし、空室情報を日付つきで更新し、A4一枚にまとめ、断った理由まで記録して見直す。この順で進めると、紹介元に「頼りやすい施設」として覚えてもらいやすくなります。
介護施設がケアマネに紹介されるには、何を渡せばいい？
介護施設がケアマネに紹介されるには、「受け入れ条件」「月々の総額」「空室と入居までの日数」の3つを、ケアマネが本人や家族にそのまま説明できる形で渡すことが基本です。ケアマネ（介護支援専門員）とは、介護が必要な人の相談に乗り、介護サービスの計画（ケアプラン）を作って事業者との調整をする専門職です。ケアマネには、特定の事業者に偏らない公正中立な支援が求められています。また、特定の事業者のサービスを使わせる見返りとして金品を受け取ることも禁じられています（「指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準」第1条の2・第25条、2026年11月10日確認）。つまり、ケアマネが施設を選ぶ決め手は付き合いの深さではありません。「この利用者の条件に合うと根拠をもって説明できるか」です。施設側にできるのは、その判断を短い時間でできる情報を用意しておくことです。
この記事は、介護施設の経営者や施設長が、ケアマネや病院の相談員からの紹介を増やすために、自分で整えられる情報の作り方をまとめたものです。紹介業者への依存を減らし、直接の問い合わせとどう両立させるかという全体の考え方は、紹介業者に頼らない集客は可能？紹介と直接集客を両立させる考え方で解説しています。ここでは、そのうち「紹介してくれる専門職に何をどう渡すか」に絞ります。記事中の施設名・金額・日付はすべて架空の記入例です。
ケアマネへの情報提供はどんな順番で整える？5つの手順
ケアマネへの情報提供は、受け入れ条件を決めてから、空室情報・資料・届け方・記録の順に整えると、手戻りが少なくなります。全体の流れは次の5段階です。
- 受け入れられる人の条件を、医療的ケアや認知症の状態まで言葉にする
- 空室と入居までの日数を、更新日つきで伝える仕組みを作る
- 受け入れ条件・費用・空室をA4一枚の施設シートにまとめる
- ケアマネや病院の相談員に、決まった間隔で届ける
- 紹介の件数と、受け入れを断った理由を記録して見直す
ケアマネと入居者紹介事業者・病院の相談員は何が違う？紹介元の比較表
違いは「立場」「お金との関係」「求めている情報」の3点です。入居者紹介事業者とは、施設を探す人と有料老人ホームなどの施設をつなぎ、施設側と契約を結んで紹介を行う形がある民間の事業者です。病院の相談員（医療ソーシャルワーカー）とは、入院患者の退院後の暮らし先や制度の利用を一緒に考える病院の専門職です。
| 比べる点 | ケアマネ（介護支援専門員） | 入居者紹介事業者 | 病院の相談員（医療ソーシャルワーカー） |
|---|---|---|---|
| 立場 | 利用者の立場で公正中立に支援する（運営基準第1条の2） | 施設を探す人と施設をつなぐ民間の事業者 | 患者の退院後の行き先を、本人・家族・病院と調整する |
| お金との関係 | 特定の事業者を使わせる見返りの金品の受け取りは禁止（運営基準第25条） | 施設との契約で紹介手数料が発生する形がある | 見返りではなく、返事の早さと情報の正確さで信頼をつくる相手 |
| 求めている情報 | その利用者の状態・費用・家族の希望に合うか | 条件と料金を、相談者に比べて見せられる形の情報 | 退院予定日までに受け入れられるか、医療的ケアに対応できるか |
| 施設側が気をつけること | 利用者が複数の候補を比べられる前提で、正確な情報を渡す | 手数料の条件と、紹介された人への説明の中身を契約前に確かめる | 受け入れの可否を早く、はっきり返す |
ケアマネは、サービスを使い始めるときに、利用者が複数の事業者の紹介を求められることなどを説明し、理解を得なければなりません（同基準第4条第2項）。施設側から見ると、ケアマネからの紹介は「ほかの施設と比べられる」前提で届くということです。比べられたときに選ばれる材料を、施設側で先にそろえておく必要があります。
ケアマネへの働きかけで起きやすい失敗は？リスクと最初の対策
起きやすいのは、見返りの渡し方の誤り、情報の古さ、受け入れ条件のあいまいさの3種類です。どれも、渡す情報を整えることで防げます。
| 起きること | 原因 | 最初の対策 |
|---|---|---|
| 紹介の見返りが法令違反になる | 紹介1件ごとの謝礼や商品券を、ケアマネや居宅介護支援事業所に渡した | 紹介の対償になる金品は渡さないと社内で決め、働きかけは情報提供に絞る |
| 紹介を受けても「もう埋まっています」と断ることが続く | 空室情報を、更新日を書かずに一度配っただけ | 空室と入居までの日数に更新日を入れ、月1回など決まった間隔で配り直す |
| 見学までは進むが、入居前に断ることが多い | 医療的ケアや認知症への対応範囲を、資料に書いていない | 対応できること・できないこと・相談になることを分けて書く |
| 家族が費用を聞いて検討をやめる | 家賃だけを書き、食費や管理費、介護保険の自己負担を含む月の総額が分からない | 月々の総額の目安を、内訳と一緒に1か所に書く |
| 公表されている情報と資料の内容が食い違う | 料金や体制を変えたのに、公表情報や重要事項説明書を直していない | 資料を直すときに、公表情報と重要事項説明書も同じ日に確かめる |
手順1：ケアマネは施設の何を知りたい？受け入れ条件を言葉にする
この段階のゴールは、「どんな状態の人なら受け入れられるか」を、施設長がいなくても誰でも同じように答えられる状態にすることです。
- 医療的ケア・認知症・看取りへの対応を「できる・相談・できない」に分ける
- 費用を、月々の総額の目安と内訳で書く
- 入居の条件（要介護度、身元引受人など）を書き出す
ケアマネが施設を候補に挙げるとき、最初に確かめるのは「この人を受け入れてもらえるか」です。現場でよくあるのは、施設側が「ご相談ください」とだけ書いていて、ケアマネが電話で一つずつ確かめなければならない状態です。忙しいケアマネにとって、確認の手間が多い施設は候補から外れやすくなります。次の表の項目を、自施設の言葉で埋めてみてください。
| 書いておきたい項目 | 書き方のポイント | 書かないと起きやすいこと |
|---|---|---|
| 医療的ケア（たん吸引、胃ろう、インスリン注射、在宅酸素など） | 項目ごとに「対応できる」「看護職員がいる時間帯のみ」「相談」「対応できない」と書く | 見学の後で受け入れできないと分かり、ケアマネと家族の手間が無駄になる |
| 認知症の状態への対応 | 徘徊や夜間の不穏などに、どこまで対応できるかを具体的に書く | 入居後に「聞いていた話と違う」と家族の不満になる |
| 看取り | 施設で最期まで過ごせるか、協力医療機関との体制とあわせて書く | 家族が「最後は移らないといけないのか」と迷い、決めきれない |
| 月々の総額の目安 | 家賃・管理費・食費・介護保険の自己負担の目安を合計して、内訳と一緒に書く | 家賃だけを見て問い合わせた家族が、総額を聞いて検討をやめる |
| 入居の条件 | 対象の要介護度、身元引受人や保証の扱い、入居一時金の有無を書く | 条件に合わない人の紹介が続き、断る回数が増える |
「できない」と書くのは勇気がいりますが、ケアマネにとっては「できない」がはっきりしている施設ほど紹介しやすくなります。条件に合わない紹介が減れば、施設側の見学対応の時間も減ります。
手順2：介護施設の空室情報はどう伝える？更新日を入れて決まった間隔で
この段階のゴールは、ケアマネが「この情報はいつ時点のものか」を見ただけで分かり、問い合わせる前に空きの見当がつく状態にすることです。
- 空室数・部屋のタイプ・入居までの日数をそろえて書く
- 情報の更新日を、目立つ位置に日付で書く
- 配り直す間隔（月1回など）と担当者を決める
空室情報は、古くなるほど信用を落とします。「空きあり」と聞いて家族に話したのに、問い合わせたら埋まっていた、ということが続くと、ケアマネは次から別の施設を先に当たるようになります。反対に、「満室ですが、来月上旬に1室空く予定です」のように先の見通しまで書くと、退院や在宅生活の限界が近い利用者の計画を立てやすくなります。
入居までの日数も大切な情報です。申し込みから契約、入居までに何日ほどかかるか、急ぎの場合にどこまで早められるかを書いておくと、病院の相談員が退院予定日に合わせて候補を考えやすくなります。
手順3：ケアマネに渡す資料はどう作る？A4一枚の施設シートの記入例
この段階のゴールは、ケアマネが家族との面談でそのまま見せられる、A4一枚の施設シートを作ることです。
- 手順1の受け入れ条件と、手順2の空室情報を1枚に載せる
- 施設の特徴は、ほかの施設と比べたときの違いに絞って3つまで書く
- 連絡先と、受け入れ可否の返事にかかる時間を書く
パンフレットは家族向けに作られていることが多く、ケアマネが知りたい条件が後ろのページに埋もれがちです。ケアマネ向けには、パンフレットとは別に「判断に必要なことだけを1枚に載せた資料」を用意すると、使ってもらいやすくなります。次の表は、架空の施設を想定した記入例です。
| 施設シートの欄 | 記入例（架空の施設） |
|---|---|
| 更新日 | 2026年11月10日時点 |
| 空室と入居までの日数 | 個室2室（うち1室は12月上旬に空く予定）。申し込みから入居まで最短7日 |
| 受け入れ条件 | 要介護1〜5。身元引受人がいない場合は相談 |
| 医療的ケア | たん吸引：日中のみ対応／インスリン注射：対応／在宅酸素：対応／中心静脈栄養：対応できない |
| 認知症・看取り | 認知症の方の受け入れ可（夜間の見守り体制あり）。看取りは協力医療機関と連携して対応 |
| 月々の総額の目安 | 約20万円（家賃・管理費・食費の合計。介護保険の自己負担は要介護度により別途） |
| ほかと違う点（3つまで） | 看護職員が日中常駐／駅から徒歩5分で家族が通いやすい／個別の外出支援がある |
| 連絡先・返事の目安 | 相談担当（直通電話）。受け入れ可否は原則として当日中に返事 |
有料老人ホームの設置者は、入居者や入居しようとする人に、提供する介護の内容などの情報を開示しなければなりません。また、ホームの情報を都道府県知事に報告し、知事はそれを公表すると定められています（老人福祉法第29条第7項・第11項・第12項、2026年11月10日確認）。介護保険の事業所・施設の情報は、利用者が比べて選べるように、都道府県が介護サービス情報公表制度で提供しています。ケアマネや家族は、施設シートとこうした公表情報を見比べることがあります。資料を作り直すときは、公表情報も同じ内容になっているかを確かめましょう。
手順4：ケアマネや病院の相談員にはどう届ける？見返りを渡さない届け方
この段階のゴールは、施設シートが紹介元の手元に「いつも新しい状態」で置かれている状態にすることです。
- 届ける先（居宅介護支援事業所、地域包括支援センター、病院の相談室）を一覧にする
- 届ける方法（訪問、メール、FAXなど）を相手ごとに決める
- 紹介の対償になる金品は渡さないと、社内で決めておく
届ける先は、施設の周りの居宅介護支援事業所だけではありません。地域包括支援センター（高齢者の総合的な相談を受ける、市町村が設ける窓口）や、近くの病院の相談室も紹介元になり得ます。相手によって、紙で受け取りたいか、メールがよいかが違うため、最初の訪問で希望を聞いておくと、配り直しの手間が減ります。
注意したいのは、見返りの扱いです。介護老人福祉施設（特別養護老人ホーム）は、居宅介護支援事業者やその従業者に、施設を紹介する対償として金品などを渡してはならないと定められています（「指定介護老人福祉施設の人員、設備及び運営に関する基準」第32条）。指定を受けた介護付き有料老人ホームなど（特定施設入居者生活介護）も、居宅サービスの運営基準第35条が準用され、同じ趣旨の禁止がかかります（「指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準」第192条）。住宅型の施設でも、ケアマネ側には見返りの受け取りの禁止（第25条）があります。働きかけは「判断に役立つ情報を、正確に、早く渡すこと」に絞るのが安全です。判断に迷う場合は、施設を指定・指導する都道府県や市の担当課に確かめてください。
紹介を受けた後の対応も、次の紹介につながります。受け入れの可否をその日のうちに返す、見学の結果を簡単に伝える、といった連絡の速さは、ケアマネが施設を覚えておく理由になります。ただし、入居者の情報をケアマネに伝えるときは、本人や家族の同意の範囲を確かめてから伝えてください。
手順5：ケアマネからの紹介はどう記録する？件数と断った理由を残す
この段階のゴールは、「どこから何件紹介があり、何件が入居につながり、断ったのはなぜか」を、月に1回見返せる状態にすることです。
- 問い合わせのたびに、紹介元（事業所名と担当者）を記録する
- 見学・申し込み・入居・見送りのどこまで進んだかを記録する
- 施設から断った場合、断られた場合の理由を一言で残す
記録で一番役に立つのは、断った理由です。「夜間のたん吸引に対応できなかった」「月の総額が予算を超えた」のような理由が何件もたまると、受け入れ条件を広げるか、資料の書き方を変えるか、狙う利用者の層を見直すかを考える材料になります。紹介元ごとの件数が分かれば、施設シートを届ける順番も決めやすくなります。
| 記録する項目 | 記入例（架空） | 見直しで使う場面 |
|---|---|---|
| 紹介元 | 〇〇居宅介護支援事業所・担当A | 紹介が多い先、まだ届いていない先を見分ける |
| 問い合わせ日と内容 | 11月12日・退院予定の方、たん吸引あり | 求められる受け入れ条件の傾向を見る |
| 進んだ段階 | 見学済み→申し込み | どの段階で止まりやすいかを見る |
| 見送りの理由 | 夜間の吸引に対応できず | 受け入れ条件や体制、資料の書き方を見直す |
記録の項目や、問い合わせから契約までの進み具合の管理のしかたは、営業管理とは？直販を始めた小規模事業者が最初に整える記録の型で、業種を問わない基本の型として解説しています。
介護施設の入居者集客を自分で進めるとき、難しいところは？
手順そのものは自分で進められますが、手が止まりやすいのは「何を受け入れ条件にするか」と「どこまで手を広げるか」の判断です。たとえば、次のような場面です。
- 断った理由から、医療的ケアの体制を広げるべきか、今の条件のまま紹介元を広げるべきか決められない
- ケアマネ向けの資料と、家族が見るホームページや地図検索の情報がそろっていない
- 紹介業者への支払いを続けるか減らすかを、紹介経由と直接の数字で比べられていない
- 施設長が現場の対応に追われ、資料の更新や記録が続かない
現場でよくあるのは、空室が埋まらない原因を「紹介元が少ないから」と考えていたのに、実際には施設の強みが紹介元に伝わっていなかった、というケースです。この場合、広告費を増やす前に、渡している情報を見直すほうが先になります。家族が施設名で検索したときに見る地図検索の情報を整える方法は、MEO対策とは？飲食店・整骨院・サロンが自分でできる最初の手順で紹介しています。
まとめ：介護施設がケアマネに紹介されるために整えること
介護施設がケアマネに紹介されるには、ケアマネが利用者の条件と照らして、根拠をもって説明できる情報を渡すことが基本です。ケアマネには公正中立が求められ、紹介の見返りも禁じられているため、選ばれる理由は情報の分かりやすさと正確さ、返事の速さになります。受け入れ条件を「できる・相談・できない」で書き、空室情報に更新日を入れ、A4一枚の施設シートにまとめて決まった間隔で届けましょう。紹介の件数と断った理由を記録すれば、次に何を直すかが見えてきます。
一方で、記録から見えた課題を受け入れ体制の見直しで解くのか、紹介元を広げるのか、直接の問い合わせを増やすのかは、施設の数字や人員、目指す運営の形とあわせて決める必要があります。当社の事業戦略顧問では、集客と業務改善、人材の確保まで含めて、経営者と一緒に優先順位を整理し、実行まで伴走しています。「何から手をつけるか、一度整理したい」と感じたときは、お気軽にご相談ください。
よくある質問
- ケアマネに紹介のお礼を渡してもいいですか？
- 紹介の見返りとして金品を渡すのは避けてください。ケアマネ側は、特定の事業者のサービスを使わせる対償として金品を受け取ることが禁じられています（居宅介護支援の運営基準第25条）。特別養護老人ホームや指定を受けた介護付き有料老人ホームなどにも、紹介の対償として金品を渡すことの禁止があります。
- ケアマネに施設シートを届ける頻度はどのくらいがよいですか？
- 決まった正解はなく、空室の動きに合わせて自施設で間隔を決めるのが基本です。大切なのは頻度よりも、更新日が書かれていて、古い情報が手元に残らないことです。空室が大きく変わったときは、決めた間隔を待たずに配り直しましょう。
- 受け入れできない条件まで資料に書くと、紹介が減りませんか？
- 条件に合わない紹介は減りますが、ケアマネにとっては紹介しやすい施設になります。見学の後に断る回数が減れば、ケアマネと家族の手間も、施設の見学対応の時間も減ります。対応範囲を広げたときは、資料をすぐに直して知らせましょう。
- 紹介業者とケアマネ、どちらに力を入れるべきですか？
- どちらか一方に決める必要はなく、紹介経由と直接の件数・費用を記録して比べるのが先です。紹介業者とは手数料の契約を結ぶ形がある一方、ケアマネからの紹介には見返りを渡せないため、かかる費用の形が違います。それぞれの件数と入居までの進み具合を数字で見てから配分を決めましょう。
- 住宅型有料老人ホームでも、この手順は使えますか？
- 使えます。住宅型でも、入居を考える人はケアマネや病院の相談員に相談することがあり、受け入れ条件と費用、空室の情報は同じように求められます。併設の介護事業所がある場合は、そのサービスを使うことが入居の条件かどうかも、資料にはっきり書いておきましょう。
出典（2026年11月10日確認）：e-Gov法令検索「指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準」（第1条の2・第4条・第25条）／e-Gov法令検索「指定介護老人福祉施設の人員、設備及び運営に関する基準」（第32条）／e-Gov法令検索「指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準」（第35条・第192条）／e-Gov法令検索「老人福祉法」（第29条）／厚生労働省「介護サービス情報の公表制度」／厚生労働省「有料老人ホームにおける望ましいサービス提供のあり方に関する検討会とりまとめ」（2025年11月5日）