営業の顧客管理ツールは何を見て選ぶ？少人数BtoBが比べたい項目

文責：藤田 泰仁

営業の顧客管理ツールは、機能の多さではなく、会社と担当者の持ち方、次の行動の通知、入力の続けやすさ、権限、データの持ち出し、総費用の6項目で選びます。エクセルで足りるかどうかは人数より、連絡の抜けや担当者の不在でお客様への対応に支障が繰り返し出ているかで判断してください。

営業の顧客管理ツールは何を比べる？少人数BtoB向け6項目の一覧

比べる項目は次の6点です。BtoB（会社を相手にした取引）は1社に複数の担当者がいて、検討の期間も長くなりやすいので、①と②を先に見ます。

迷ったら、①②で候補を絞り、④⑤を満たさないものを外し、残ったものを③⑥で比べます。④⑤はお客様の情報に直結するので、価格の安さより先に見てください。

顧客管理ツールを比べる手順は全部で何段階？

手順は次の4段階です。各段階の中身は、6項目の解説のあとで説明します。

1. 今の顧客情報を1つの表に集める
2. 外せない項目を決め、候補を2〜3個に絞る
3. 公式資料と利用規約で6項目を確かめる
4. 自社の数件で試し、続けるかを決める

エクセルとCRMの違いは？営業の顧客管理で分かれる3点

エクセルとCRMの違いは、お客様の情報を「表の行」で持つか、「会社・担当者・商談・履歴のつながり」で持つかにあります。CRMとは、Customer Relationship Management（顧客関係管理）の略です。中小機構のIT戦略ナビwith「顧客管理システム・CRM」は、顧客の基本情報や応対履歴を社内で共有し、担当者が変わっても対応の品質を保てる仕組みと説明しています。

エクセルとCRMの違いは次の3点です。

見られる範囲の違いは見落とされがちです。Microsoftの「Excelの保護とセキュリティ」は、ワークシートレベルの保護はセキュリティ機能を意図したものではなく、ロックしたセルの変更を防ぐためのものだと説明しています。見せたくない情報があるなら、シートの保護に頼らず、ファイルを分けて共有先を絞ります。

一方、費用と手軽さではエクセルに分があります。すでに持っているソフトで始められ、項目も自由に変えられます。次の節のサインが出ていないなら、急いで移す必要はありません。

CRM・SFA・名刺管理の違いは？呼び名で迷ったときの見分け方

3つの違いは「何を中心に記録するか」の1点です。

SFAとは、Sales Force Automationの略で、中小機構のIT戦略ナビwith「営業支援システム・SFA」は、提案の履歴や案件の段階を蓄積して把握できるシステムと説明しています。実際の製品は範囲が重なるものも多いので、名前ではなく中身で見ます。少人数なら、入力先が1つで済むものが扱いやすくなります。

エクセルからCRMに移す目安は？お客様対応に出る5つのサイン

移す目安は、お客様への対応に支障が繰り返し出ているかどうかです。J-Net21は営業担当者が20名を超えて情報共有が不十分な場合に導入効果が大きいとしていますが、少人数の会社は人数だけでは判断しにくいため、次のサインで見ます。

①〜③のどれかが繰り返し起きているなら、移す時期です。④⑤だけなら、ファイルを1つにまとめて項目をそろえるだけで解消することもあります。

エクセルのままで足りるのはどんな会社？

• 営業担当者が数名で、取引先が数十社程度にとどまっている
• 連絡の抜けや、担当者不在で答えられない場面が起きていない
• 人によって見せる情報を分ける必要がない

現場でよくあるのは、担当者ごとのメモや表が別々にあるだけなのに、原因をツール不足だと考えてしまうケースです。何を書くかが決まっていないまま移すと、散らばり方が変わるだけで終わります。記録の項目は、営業管理とは？直販を始めた小規模事業者が最初に整える記録の型で先に決めておくと、ツールを比べやすくなります。

BtoBの小規模事業者は、取り組みがまだ少ない領域でもあります。2025年版 小規模企業白書によると、BtoBの事業者はBtoCの事業者に比べて「顧客データの一元管理」に取り組む割合が低い傾向です。また、コスト面で効果を感じている事業者ほど、この取り組みを挙げる割合が高いことも示されています。なお、お店の再来店を増やす目的なら、CRMより飲食店・整骨院・サロンのリピーターを増やす方法｜顧客台帳の作り方の台帳のほうが合います。

顧客管理ツールの6項目はそれぞれどう確かめる？

項目①「会社と担当者の持ち方」はどう見る？

1社に複数の担当者を登録して、商談とつなげられるかで見ます。BtoBでは、窓口の人と決める人が別なことがよくあります。担当者の名前で1行作ってしまうと、異動した途端に履歴をたどれなくなります。

• 1社の中に複数の担当者を登録できるか
• 異動や退職のあとも、過去の担当者の履歴を残せるか
• 1社の複数の商談を別々に管理できるか

項目②「次の行動の通知」はどう見る？

商談ごとに次の連絡日を入れて、担当者に知らせが届くかで見ます。少人数の会社では、営業の専任がいないまま本業の合間に連絡することが多く、覚えておく負担を減らせるかが効いてきます。

• 商談の段階を、自社の言葉に変えられるか
• 期日の前に、メールやアプリで通知が届くか
• 期日を過ぎた商談を1つの画面で一覧できるか

通知を受けて何を送るかは別に決めておく必要があります。見積もりのあとの連絡は、見積もり後に商談が進まない士業・BtoBへ｜連絡する時期と文面の考え方を参考にすると組み立てやすくなります。

項目③「入力の続けやすさ」はどう見る？

商談の直後に、短時間で記録できるかで見ます。J-Net21は、入力が定着するまで少なくとも3か月を想定すべきとしています。定着に時間がかかるからこそ、機能の数より毎日の手間を優先します。

• スマートフォンから、その場で書けるか
• 名刺の撮影やメールの連携で、手入力を省けるか
• 入力の項目を自社で減らせるか

項目④「権限とログイン」はどう見る？

見られる範囲を人ごとに絞れて、辞めた人をすぐ止められるかで見ます。名刺の情報も対象です。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、名刺の情報を表計算ソフトで入力・整理している場合を「個人情報データベース等」の例に挙げています。つまり、今のエクセルも保護の対象です。

同じガイドラインは、従業員100人以下の事業者（個人データの委託を受けている場合などを除く）を「中小規模事業者」とし、個人データを扱う機器と従業者を明確にして不要なアクセスを防ぐ例を示しています。一方、個人情報保護委員会の実態調査の結果概要（2024年11月29日）では、個人情報保護の担当者がいない中小規模事業者が約7割でした。専任がいなくても設定できる分かりやすさが、選ぶ基準になります。

クラウド型のCRM（インターネット経由で使うサービス）を使っても、自社の責任はなくなりません。同委員会のQ&A 7-54は、クラウド事業者が個人データを取り扱わない場合でも、利用する事業者が適切な安全管理措置を講じる必要があるとしています。データの保管国が海外なら、ガイドラインの「外的環境の把握」に沿って、その国の制度も確かめます。

• 見られる範囲と、できる操作を人ごとに分けられるか
• 多要素認証（パスワードに加えて別の確認を行う方法）を使えるか
• 退職者のアカウントをすぐ止められるか（IPAの10大脅威2026 解説書も、不要になった利用者IDは直ちに削除するよう求めています）

項目⑤「データの持ち出し」はどう見る？

全データをCSV（表計算で開けるデータの形式）などで取り出せるかで見ます。IPAの中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引きも、利用をやめるときに、過年度のデータを含めて全データを返却またはダウンロードできるかの確認を挙げています。

• 顧客情報だけでなく、商談ややり取りの履歴も出力できるか
• 解約の前後で、いつまで出力できるか
• 解約後のデータの消去について書かれているか
• 出力できる人を限定できるか（持ち出しの防止のため）

項目⑥「総費用」はどう見る？

月額の安さではなく、人数や連携が増えたときの総額で見ます。中小機構の「中小企業のDX推進に関する調査（2025年）」では、DXの課題は「ITに関わる人材が足りない」が28.3%、「予算の確保が難しい」が26.0%でした。人も予算も限られる前提で、初期設定の手間まで含めて比べます。

比べるときは「利用料＋初期設定＋連携の費用＋入力にかかる時間」で月の総額を出します。

顧客管理ツールを比べる4段階で何をする？

手順1：今の顧客情報を1つの表に集めるには？

• 担当者ごとのメモや表を1か所に集める
• 同じ会社の重複を見つけて1つにまとめる
• 今の使い方が、お客様に示した利用目的の範囲内かを確かめる

この段階のゴールは、移行の元になる表を1つ作ることです。これだけで、散らばりによる困りごとが解消することもあります。利用目的は、ガイドラインができる限り具体的に特定するよう求めています。

手順2：外せない項目を決めて候補を絞るには？

• 6項目のうち、外せないものに印を付ける
• 今使っているメールやカレンダーと連携できるかを見る
• 比べる候補を2〜3個にする

この段階のゴールは、丁寧に比べられる数まで候補を減らすことです。すでに使っているツールに顧客管理の機能が付いていることもあるので、新しいサービスを探す前に確かめます。

手順3：公式資料と利用規約で何を確かめる？

• 料金ページ、利用規約、ヘルプページで6項目を埋める
• 書かれていないことは、提供会社に文面で質問する
• 確認した日付と資料のURLを残す

この段階のゴールは、6項目の答えを営業資料ではなく規約や公式資料で埋めることです。料金や規約は変わることがあるので、確認日を残しておきます。

手順4：自社の数件で試して決めるには？

• 最近の商談を数件、氏名などを置きかえて入力する
• 使う予定の全員が、同じ作業を試す
• 入力にかかった時間と、通知が届いたかを記録する

この段階のゴールは、続ける・替える・エクセルに戻るのどれかを決めることです。J-Net21も、複数の提供企業に問い合わせて、トライアルやデモで活用のイメージをつかむことを勧めています。

顧客管理ツールに補助金は使える？対象と確認先

事務局に登録されたツールなら、デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）の対象になる可能性があります。制度の概要によると、原則として、事前に登録されたITツールを、登録済みのIT導入支援事業者と組んで申請します。通常枠の業務プロセスには「顧客対応・販売支援」が含まれ、補助率は原則1/2以内、補助額は1プロセス以上で5万円以上150万円未満です。

確認時点で公表されている通常枠の締切は2026年12月1日17時です（事業スケジュール、2026年11月9日確認）。対象になるかは製品ごとに違うので、事務局のページで製品名を確かめてください。

結局、営業の顧客管理ツールは何を基準に選べばよい？

営業の顧客管理ツールは、機能の数ではなく、自社の取引の形に合うか、毎日の入力が続くか、お客様の情報を守って持ち出せるかで選びます。まずは担当者ごとの情報を1つの表に集め、この記事の6項目で候補を2〜3個比べるところから始めてみてください。

商談メモの整理や書類の読み取りといった周辺の手間もあわせて減らしたい方は、当社のディープラも候補の1つに入れて、同じ6項目で確かめてみてください。営業管理の機能に加えて、AIチャット・議事録作成・OCR（画像の文字をデータにする技術）・SNS投稿作成などをまとめて使える、中小企業・個人事業主向けのプラットフォームです。クレジット制で、無料のまま続けることもできます（データの保管期間に制限があり、Instagramのインサイト分析などの分析機能は使えません）。

出典（いずれも2026年11月9日確認）：中小機構 J-Net21「CRMの導入についてその進め方と注意点などを教えてください。」／中小機構 IT戦略ナビwith「顧客管理システム・CRM」／同「営業支援システム・SFA」／中小機構「中小企業のDX推進に関する調査（2025年）」／中小企業庁「2025年版 小規模企業白書」第1節／個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」／同「中小規模事業者における個人情報等の安全管理措置に関する実態調査 結果概要」／同 Q&A 7-54／IPA「中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き」／IPA「情報セキュリティ10大脅威2026 解説書［組織編］」／Microsoft「Excelの保護とセキュリティ」／デジタル化・AI導入補助金 制度概要／同 通常枠／同 事業スケジュール