文責：藤田 泰仁
BPMNで業務改善するなら、今の仕事を現状図にして詰まりに印を付け、やめる作業を決めてから、残った作業をAIと人に分けます。AIに任せる作業は、入力と出力がはっきりしていて、人が確認してから外に出せるタスクとして図の上で見つかります。
BPMNで業務改善する手順は？答えは「現状図→詰まりの印→やめる→AIと人に分ける」
BPMN（ビーピーエムエヌ）で業務改善する手順は、仕事の流れを共通の記号で現状図にし、待ち・手戻り・転記に印を付け、やめる作業を決めてから、残った作業をAIと人に分ける順番です。中小企業庁の[2026年版 中小企業白書](https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2026/chusho/b2_2_2.html)によると、AI活用に取り組む中小企業は約3割で、使っていない理由で最も多いのは「活用する業務がイメージできていない」です。現状図は、このイメージを作るための道具になります。AIの候補は、図の上で「入力と出力がはっきりしていて、人が確認してから外に出せる作業」として見つかります。
- 図にする仕事を1つ選び、始まりと終わりを決める
- BPMNの6つの部品で現状図を描く
- 現状図に時間と詰まりの印を書き込む
- ECRSでやめる作業・まとめる作業を決める
- 残った作業をAI・自動化・人に分ける
- 改善後の図を描き、1つの仕事で試して確かめる
AIを選ぶ話を4段階目より後に置いているのには理由があります。ニュースイッチ（日刊工業新聞）の2026年版白書についての記事（2026年6月25日）も、「全社的な業務課題の洗い出しが不十分なまま導入しても大きな効果は得にくい」と書いています。小さな会社なら「全社」は大げさに聞こえますが、やることは同じです。まず1つの仕事を図にして、課題を目に見える形にします。
BPMNとは何の略で、何を描くもの？
BPMNとは、Business Process Model and Notationの略で、仕事の流れを決まった記号で図にするための国際的な書き方です。標準化団体OMGが仕様を公開しており、現行のBPMN 2.0.2は2014年1月に正式版として公表されました。2.0系はISO/IEC 19510として国際規格にもなっています。
難しそうに聞こえますが、業務改善で使う範囲は「誰が・何を・どの順で・どこで分かれて」を描くだけです。システムを作る人向けの細かい決まりまで覚える必要はありません。
BPMNとフローチャートの違いは？BPM・BPRとの関係も整理
BPMNと一般的なフローチャートの違いは3点で、記号の意味の決まり方、担当の表し方、社外とのやり取りの描き方です。
| 比べる点 | 一般的なフローチャート | BPMN |
|---|---|---|
| 記号の意味 | 会社や作り手によって描き方が分かれやすい | 仕様で定められていて、読む人が同じ意味で受け取れる |
| 担当の表し方 | 担当を描かない図も多い | プールとレーンという枠で、誰の作業かを区切って描く |
| 社外とのやり取り | 社内の作業と同じ矢印で描かれがち | メッセージフローという破線で、社内の順序と分けて描く |
名前が似ている言葉も整理しておきます。BPM（ビジネスプロセスマネジメント）は、仕事の流れを継続して管理・改善していく取り組みのことです。BPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）は、仕事の流れを根本から組み直すことを指します。BPMNはこれらを進めるときに使う「図の書き方」で、取り組みの名前ではありません。また、Lucidのチュートリアルにあるとおり、組織図やデータの流れを描くのには向いていません。
BPMNの業務改善で起きやすい失敗と最初の対策は？
起きやすい失敗は、図を描くこと自体が目的になることと、改善の順番を飛ばしてAIを当てはめることです。現場でよくあるものを、起きることと最初の対策で並べます。
| 失敗 | 何が起きるか | 最初の対策 |
|---|---|---|
| 記号の暗記から始める | 清書に時間を使い、改善が始まらない | この記事の6つの部品だけで描く |
| 「本来の手順」を描く | 例外や手戻りが図から消え、詰まりが見えなくなる | 直近の実際の1件をなぞって描く |
| 範囲を広げすぎる | 図が大きくなり、誰も読まなくなる | 始まりと終わりを決め、1枚に収める |
| 先にAIを当てはめる | やめてよい作業までAIで速くしてしまう | やめる・まとめるを先に決める |
| AIの出力をそのまま外に出す | 誤った日時や内容がお客様に届く | 図の中に「人が確認する」作業を置く |
| 個人情報の扱いを確かめずに入力する | 個人情報保護法に違反するおそれがある | 入力前にサービスの利用条件を確かめる |
BPMNで最低限覚える記号はどれ？6つの部品の一覧
業務改善の図なら、覚える部品は次の6つで足ります。形と意味はMicrosoft VisioのBPMN解説に沿っています。
| 部品の名前 | 形 | 意味 | 小さな店での例 |
|---|---|---|---|
| イベント | 円 | 流れの開始・途中・終了で起きること | DMが届く、予約が確定する |
| タスク | 角の丸い長方形 | 人やシステムが行う作業 | 返信文を作る |
| ゲートウェイ | ひし形 | 流れが分かれる、または合流する場所 | 空きはあるか |
| シーケンスフロー | 実線の矢印 | 作業の順序 | 確認の次に返信する |
| メッセージフロー | 破線の矢印 | 組織の外とのやり取り | お客様へDMを送る |
| プールとレーン | 帯状の枠 | プールは参加者、レーンはその中の担当 | お客様と店／店の中の店主とスタッフ |
ゲートウェイには種類がありますが、最初は「どちらか一方に進む」分かれ道だけで十分です。タスクの名前は「予約を確定する」のように、「名詞＋動詞」で書くと読みやすくなります。
手順1：BPMNで図にする仕事はどう選ぶ？
この段階のゴールは、図にする仕事を1つに絞り、始まりと終わりを1文ずつで言えるようにすることです。
- 回数が多く、担当をまたぐ仕事を候補に挙げる
- お客様を待たせている仕事があれば優先する
- 「DMが届く」から「予約が確定する」のように範囲を決める
最初の1枚は、経理全体や集客全体といった大きな単位にしないのがコツです。候補が多くて迷うときは、作業ごとに月の合計時間を出して比べます。その出し方は「時間がない」を減らす業務改善の進め方で順番に説明しています。
手順2：BPMNの現状図（As-Is）はどう描く？
この段階のゴールは、実際の1件の流れを、担当ごとに区切った1枚の図にすることです。現状図（As-Is、アズイズ）とは、理想ではなく今の仕事の流れをそのまま描いた図のことです。
- 直近の実際の1件を思い出し、担当者に順番を聞く
- 担当ごとにレーンを引き、タスクを付箋に書いて並べる
- 分かれ道と例外の戻り先まで矢印でつなぐ
道具は紙と付箋でかまいません。図形を描けるソフトを使うのは、清書が必要になってからで十分です。現場でよくあるのは、経営者が描いた図と、実際に作業する人の説明が食い違うことです。その食い違いこそ、改善の材料になります。
予約制の小さな店の例：DMの問い合わせから予約確定までの現状図
Instagramのダイレクトメッセージ（DM）で予約を受ける店を例に、図の中身を上から順に文字で表します。お客様は別のプールとして描き、DMのやり取りは破線でつなぎます。
| 順番 | 担当（レーン） | 部品 | 図に書く内容 |
|---|---|---|---|
| 1 | スタッフ | イベント（開始） | DMが届く |
| 2 | スタッフ | タスク | DMを読み、内容をノートに書き写す |
| 3 | スタッフ | タスク | 店主に空き状況を聞く |
| 4 | 店主 | タスク | 予約台帳を見て候補日を出す |
| 5 | 店主 | ゲートウェイ | 候補日はあるか（なければ別の提案を返す） |
| 6 | スタッフ | タスク | 候補日を書いた返信文を作って送る |
| 7 | スタッフ | ゲートウェイ | 返事の日程で確定できるか（できなければ4へ戻る） |
| 8 | スタッフ | タスク | ノートの内容を予約台帳に書き写す |
| 9 | スタッフ | イベント（終了） | 予約が確定する |
手順3：現状図のどこに時間と詰まりの印を書き込む？
この段階のゴールは、改善する場所を図の上で指させるようにすることです。
- タスクごとに「1回の時間×月の回数」を書く
- タスクとタスクの間の待ち時間を矢印の横に書く
- 次の表の4種類の詰まりに印を付ける
手間は回数と掛け合わせて見ます。たとえば仮の数字ですが、1回5分の書き写しが月に40回あれば、月200分（3時間20分）になります。1回は短くても、合計すると無視できない作業が見つかります。
| 詰まりの種類 | 図での見え方 | DMの例で当てはまる場所 | 最初に考えること |
|---|---|---|---|
| 待ち | レーンをまたぐ矢印で時間が空く | 3→4（店主が接客中だと止まる） | 聞かなくても分かる形にできないか |
| 手戻り | 矢印が前のタスクに戻る | 7→4（日程が合わず出し直す） | 最初に複数の候補を出せないか |
| 転記 | 同じ内容を書くタスクが2回ある | 2と8（ノートと台帳） | 記録を1か所にできないか |
| 人への依存 | 1人のレーンに判断が集まる | 4と5（店主しか分からない） | ほかの人でも判断できる材料を出せないか |
図にして目立つのは、作業そのものより、作業と作業の間の時間です。一覧表では見えにくい「待ち」や「戻り」が見えることが、表ではなくBPMNの図を描く理由です。
手順4：ECRSでやめる作業・まとめる作業はどう決める？
この段階のゴールは、AIを考える前に、図からなくせるタスクを消すことです。ECRS（イーシーアールエス）とは、Eliminate（なくす）、Combine（まとめる）、Rearrange（順番や担当を入れ替える）、Simplify（簡単にする）の順に直し方を考える、業務改善の基本の枠組みです。
- 印を付けたタスクに、なくせないかを先に問う
- 同じ内容を書くタスクを1つにまとめる
- 順番や担当を入れ替えて、待ちと手戻りを減らす
| 現状のタスク | ECRSの判断 | 直したあと |
|---|---|---|
| DMの内容をノートに書き写す | なくす | DMの画面を見ながら作業し、ノートをやめる |
| 店主に空き状況を聞く | 入れ替える | スタッフが予約台帳を直接見て候補日を出す |
| ノートの内容を台帳に書き写す | まとめる | 記録先を予約台帳1か所にして、1回で書く |
| 候補日の返信文を毎回作る | 簡単にする | 手順5でAIの下書きを検討する |
表のとおり、AIの出番があるのは最後の「簡単にする」だけです。なくせるタスクをAIで速くしても、仕事の量そのものは減りません。
手順5：現状図からAIに任せる作業はどう見つける？
この段階のゴールは、残ったタスクとゲートウェイを「AIに下書きを任せる」「自動化の設定で足りる」「ルールにする」「人が残す」の4つに分けることです。
- タスクごとに、何を受け取って何を作るのかを書く
- 次の表の特徴に当てはめて、4つのどれかに分ける
- AIに任せるタスクの直後に「人が確認する」タスクを足す
| 図で見える特徴 | 分け方 | 作業の例 | 人が残すこと |
|---|---|---|---|
| 文章・音声・画像を読み、文章やデータを作るタスク | AIに下書きを任せる | 問い合わせの返信文、議事録、紙の書類の読み取り（OCR）、SNSの投稿案 | 内容の確認と、外に出す操作 |
| 文面・時刻・条件が決まっているタスク | 自動化の設定で足りる（AIは不要） | 前日のリマインド送信、受付完了の定型返信 | 文面と送信条件の点検 |
| はい・いいえを基準で決められるゲートウェイ | ルールにする | 空きはあるか、金額は基準内か | 基準の見直し |
| お客様との関係や責任が絡むゲートウェイ | 人が残す | 返金するか、苦情にどう応えるか | 判断そのもの（AIは材料の整理まで） |
ポイントは、図の部品で見分けられることです。タスクはAIや自動化の候補になりやすく、ゲートウェイは基準を言葉にできるかどうかで分かれます。OCRとは、画像の文字を読み取ってデータにする技術です。DMの例なら、候補日を書いた返信文の作成がAIの候補になり、空きの有無はルールで決まります。候補になる事務作業の例は、小さな会社が最初にAIに任せたい事務作業5つでも整理しています。
AIに任せるタスクの出力と個人情報はどう確かめる？
AIの出力は、人が確認してから外に出す形にします。総務省・経済産業省のAI事業者ガイドライン（第1.2版、2026年3月31日）も、AIの出力を人がうのみにしないための対策に触れています。図の上では、AIのタスクの次に「人が確認する」タスクを置くだけで、この考え方を手順に組み込めます。
お客様の名前や連絡先が流れるタスクは、入力する前に確かめることがあります。個人情報保護委員会の生成AIサービスの利用に関する注意喚起（2023年6月2日）は、入力する個人情報が利用目的の達成に必要な範囲かを確認すること、個人データを機械学習に利用しないことなどをサービス提供側について確認することを、事業者に求めています。迷うときは、名前などを除いて入力する形にタスクを組み直します。
手順6：改善後の図（To-Be）はどう試して確かめる？
この段階のゴールは、改善後の図どおりに1つの仕事を動かし、時間と質を前後で比べることです。改善後の図（To-Be、トゥービー）とは、これからの仕事の流れを描いた図のことです。
- AIを1つのレーンとして加え、改善後の図を描く
- 図どおりに実際の仕事で試す
- 1回の時間・月の回数・手戻りとミスを前後で比べる
| 順番 | 担当（レーン） | 部品 | 図に書く内容 |
|---|---|---|---|
| 1 | スタッフ | イベント（開始） | DMが届く |
| 2 | スタッフ | タスク | 予約台帳で空きを確認する |
| 3 | スタッフ | ゲートウェイ | 空きはあるか（なければ別の提案を返す） |
| 4 | AI | タスク | 候補日を入れた返信文を下書きする |
| 5 | スタッフ | タスク | 下書きを確認して送信する |
| 6 | スタッフ | ゲートウェイ | 返事の日程で確定できるか（できなければ2へ戻る） |
| 7 | スタッフ | タスク | 予約台帳に記入する |
| 8 | スタッフ | イベント（終了） | 予約が確定する |
時間が減ってもミスや手戻りが増えたなら、確認のタスクを足すか、元のやり方に戻します。うまくいった図は、そのまま手順書の骨組みになります。担当者が替わっても回るように文章にするときは、業務マニュアルの作り方が参考になります。
BPMNの業務改善でよくある質問
- BPMNは一人で事業をしていても必要ですか？
- 必須ではありませんが、外とのやり取りが多い仕事では役に立ちます。一人ならレーンは「自分」と「AI」だけにして、お客様とのやり取りと待ち時間を中心に描くと、手を付ける場所が見えやすくなります。
- BPMNの記号はいくつ覚えればよいですか？
- 業務改善で使うだけなら、この記事の6つの部品で始められます。システムの開発にBPMNの図を使う場合は、仕様に沿った細かい記号が別に必要になります。
- BPMNの図を描くのに専用のソフトは必要ですか？
- 必要ありません。最初は紙と付箋で描き、人に共有する段階になってから図形を描けるソフトに移せば十分です。
- AIに任せる作業は図のどこを見れば分かりますか？
- 文章・音声・画像を受け取って文章やデータを作るタスクを見ます。そのタスクの直後に人が確認する作業を置けるなら、AIに下書きを任せる候補になります。
- 業務フロー図とBPMNは別のものですか？
- 業務フロー図は業務の流れを描いた図の総称で、BPMNはその描き方の1つです。すでに社内に業務フロー図があるなら、担当の区切りと待ち時間を書き足すだけでも手順3に進めます。
BPMNの現状図を描いたら、次に何をする？
BPMNの業務改善は、図を完成させることではなく、やめる作業とAIに任せる作業を決めるところまでで意味が出ます。まずは回数の多い仕事を1つ図にして、詰まりに印を付けるところから始めてみてください。
手順5で「AIに下書きを任せる」に分けたタスクを試す道具としては、当社のディープラも選択肢の1つです。AIチャット・議事録作成・OCR・SNS投稿作成などを1か所で使える、中小企業・個人事業主向けのプラットフォームで、無料のまま続けることもできます（データの保管期間に限りがあり、分析機能は使えないなどの制限があります）。図で選んだ1つのタスクで、時間が減るかを確かめる使い方が合っています。
出典：OMG「Business Process Model and Notation 2.0.2」／OMG「BPMN 2.0.1」／中小企業庁「2026年版 中小企業白書」第2部第2章第2節／ニュースイッチ（日刊工業新聞）／総務省・経済産業省「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」／個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」／Microsoft「BPMN」解説／Lucid「BPMNチュートリアル」（いずれも2026年11月9日確認）