文責：藤田 泰仁
BASEの受注・在庫管理の効率化は、1週間の作業時間を記録したうえで、①在庫の正しい数を1か所に決める→②送り状を注文データから作る→③発送の連絡をまとめて済ませる→④在庫の更新をCSVでまとめる→⑤問い合わせを定型文と自動通知で減らす、の順に手作業を置き換えるのが近道です。BASEの標準機能と無料の拡張機能でできることが多いため、新しいツールを入れる前に、まず今の機能で足りるかを確かめましょう。AIは集計や文面の下書きに使い、お客様の個人情報は入力しない形で始めるのが安全です。
BASEの受注・在庫管理の効率化は「在庫の数を1か所に決めてから、手作業を5項目の順に置き換える」こと
BASEの受注・在庫管理を効率化するとは、注文の確認から発送、在庫数の更新までの作業のうち、人が手でやっている部分をBASEの標準機能や拡張機能に置き換えていくことです。最初にやるのは、在庫の正しい数を持つ場所を1か所に決めることです。そのうえで、送り状の作成、発送の連絡、在庫数の更新、問い合わせ対応の順に手作業を減らします。ネット通販の作業量は、注文が増えるほど店主の時間を圧迫します。経済産業省の「令和7年度 電子商取引に関する市場調査」（2026年10月21日公表）によると、2025年の物販系BtoC-EC市場は15兆8,233億円で、前年より3.97%増えました（ネットショップ担当者フォーラムの報道による）。市場が伸びている今のうちに、注文が増えても回る仕組みを作っておくことが大切です。
この記事は、ネットショップ作成サービス「BASE」（BASE株式会社が運営）で商品を売っている小さなお店向けです。Webサービスの「Base.com」など、名前の似た別のサービスは扱いません。ネット通販全般の受注処理（BASE以外のショップも含む）の考え方ではなく、BASEの機能を使って手作業を減らす順番に絞って解説します。
BASEの受注・在庫管理で、手作業から変える5項目はどれか？
手作業から変える項目は5つで、上から順に手を付けると後戻りが少なくなります。受注管理とは、注文が入ってから発送・連絡を終えるまでの状況を記録して追いかけることです。在庫管理とは、売れる数と実際にある数を合わせておくことを指します。
- 在庫の正しい数を持つ場所を1か所に決める
- 送り状を注文データから作り、宛名の手書きをなくす
- 発送の連絡とステータスの更新をまとめて済ませる
- 在庫数の更新をCSVでまとめて行う
- 問い合わせを定型文と自動通知で減らす
| 項目 | 手作業のままだと起きること | BASEで置き換えられるもの | 人が残す作業 |
|---|---|---|---|
| 1. 在庫の正しい数 | 店頭や別の販売先で売れた分が反映されず、在庫がないのに注文が入る（売り越し） | BASEの管理画面を「正しい数」にするか、在庫表を正にして合わせる | どこを正とするかを決め、更新のタイミングを守る |
| 2. 送り状の作成 | 宛名の書き写しミス、発送のたびに手書きする時間 | 標準機能「BASEかんたん発送」、拡張機能「送り状一括印刷 App」 | 梱包と、配送方法の選択 |
| 3. 発送の連絡 | 発送済みにし忘れる、追跡番号の連絡が漏れる | 拡張機能「CSV一括発送 App」で発送状況をまとめて更新 | 発送した注文と、更新した注文が合っているかの確認 |
| 4. 在庫数の更新 | 入荷のたびに1商品ずつ数を打ち直す | 拡張機能「CSV商品管理 App」で在庫数をまとめて更新 | CSVの数が実物と合っているかの確認 |
| 5. 問い合わせ対応 | 「いつ届くか」「再入荷はいつか」に1件ずつ返信する | 拡張機能「再入荷自動通知 App」、返信の定型文 | 例外の注文やクレームへの返信 |
拡張機能とは、BASEのショップに後から追加できる機能のことで、BASEでは「BASE Apps」と呼ばれています。必要なものだけを選んでインストールする仕組みです。各機能の提供状況や料金は変わることがあるため、使う前にBASE Appsの公式ページで確かめてください（2026年11月12日確認）。
手を付ける前に、何を記録すればよいか？
最初の1週間は、5項目ごとにかかった時間と、よく受けた問い合わせをメモしてください。この段階のゴールは、自分のショップで一番時間を取られている項目を数字でつかむことです。
- 5項目ごとに、1日にかかった分数をメモする（ざっくりでよい）
- お客様から聞かれたことを、言葉のまま書き留める
- 在庫のずれや発送ミスが起きたら、その原因を一言で残す
現場でよくあるのは、「一番大変なのは梱包だと思っていたら、実は在庫の数え直しと問い合わせの返信に時間を使っていた」というケースです。感覚と記録がずれることは珍しくありません。記録をもとに「やめる・まとめる・置き換える」の順で考えると、要らない作業まで自動化してしまうことを防げます。この考え方は業務改善の基本ECRSとは？やめる・まとめる順で考える事務と集客の例で詳しく紹介しています。
項目1：BASEの在庫数のずれは、どう防ぐのか？
在庫のずれは、「正しい在庫数を持つ場所」を1か所に決め、ほかはそこに合わせる形にすると防ぎやすくなります。この段階のゴールは、誰が見ても「本当の在庫数はここ」と答えられる状態です。
- BASEの管理画面を正にするか、手元の在庫表を正にするかを決める
- 店頭やイベントで売れたときに、BASEの在庫を減らすタイミングを決める（その場で、閉店後に、など）
- 残りが少ない商品は、BASE側の在庫数を少なめに出しておく
売り越しとは、実際の在庫より多く注文を受けてしまうことです。BASEだけで売っているなら、管理画面の在庫数を正にすれば足ります。店頭販売や別のショップと在庫を分け合っている場合に、ずれが起きやすくなります。ツールを入れる前に「どこが正しい数か」を決めておかないと、ツールを入れてもずれは残ります。
項目2：BASEで送り状の手書きをなくすには？
送り状は、BASEの標準機能「BASEかんたん発送」か、拡張機能「送り状一括印刷 App」を使えば、宛名を手で書かずに作れます。この段階のゴールは、宛名の書き写しをゼロにすることです。
- 発送件数が少ないうちは「BASEかんたん発送」を試す
- 1日にまとめて発送するなら「送り状一括印刷 App」を検討する
- よく使う配送方法を、商品のサイズごとに決めておく
BASEかんたん発送は、2025年10月30日から標準機能になりました。注文詳細の画面から二次元コードを取得し、ヤマト運輸や日本郵便が指定する場所（営業所・郵便局・一部のコンビニなど）で送り状を印刷して、そのまま発送する仕組みです（ECのミカタ）。送り状とは、荷物に貼る宛先や送り主を書いた伝票のことです。
まとめて印刷したい場合は「送り状一括印刷 App」があります。2026年5月にヤマト運輸との連携から提供が始まり、2026年6月25日から日本郵便の送り状にも対応しました。管理画面から最大200件の送り状を一括で印刷でき、App利用料は無料です。ただし日本郵便は元払いの送り状のみが対象です（ECのミカタ「BASE、『送り状一括印刷 App』日本郵便にも対応」、2026年11月12日確認）。
項目3：BASEの発送連絡とステータス更新は、まとめてできるのか？
発送の連絡は、拡張機能「CSV一括発送 App」を使うと、複数の注文の発送状況を一度に更新できます。この段階のゴールは、「発送済みにし忘れ」と「追跡番号の連絡漏れ」をなくすことです。
- 発送したら、その日のうちに発送済みにする時間を決める
- 件数が多い日は、CSVでまとめて更新する
- 更新した後、発送した荷物と注文の数が合っているかを確かめる
CSVとは、表のデータを「,（カンマ）」で区切って保存したファイル形式のことで、表計算ソフトで開いて編集できます。「CSV一括発送 App」では、商品の発送状況を一度に1,000件まで変更でき、「送り状データダウンロード App」と組み合わせると配送業者や伝票番号も管理できると紹介されています（ECのミカタ、2020年8月の記事）。記事の時点から仕様が変わっている可能性があるため、件数の上限などはBASE Appsのページで確かめてください。
項目4：BASEの在庫数の更新を、1商品ずつやらずに済ませるには？
入荷のたびの在庫数の更新は、拡張機能「CSV商品管理 App」を使えば、CSVでまとめて行えます。この段階のゴールは、入荷日の更新作業を1回のアップロードで終わらせることです。
- 登録済みの商品情報をCSVでダウンロードする
- 表計算ソフトで在庫数の列だけを書き換える
- アップロードした後、数商品を選んで管理画面の数と実物を見比べる
CSV商品管理 Appの公式ページでは、CSVで商品情報を一括で登録・更新でき、在庫の更新にも使えると案内されています。価格は無料と表示されています。一方で、セール価格を設定している商品は、CSVで価格を更新しても反映されないという注意書きもあります（2026年11月12日確認）。独自の商品コードで管理したい場合は「商品コード App」を一緒に使う方法もあると、BASEの運営するメディアBASE U「商品の管理を効率化させる機能」で紹介されています。
CSVを書き換えるときに起きやすいのは、列をずらしてしまう、別の商品の行を書き換えてしまう、といったミスです。アップロードの前に、元のCSVを別名で保存しておくと、間違えたときに戻せます。
項目5：BASEの問い合わせ対応は、どう減らすのか？
問い合わせは、よく聞かれる質問への答えを先に書いておき、再入荷の連絡は自動通知に任せると減らせます。この段階のゴールは、同じ質問に毎回ゼロから返信しない状態です。
- 1週間のメモから、よく聞かれる質問を3〜5個選ぶ
- その答えを商品ページやショップの案内に書き足す
- キャンセル・届かない・再入荷の3つは、返信の定型文を用意する
BASEには、売り切れ商品に在庫が戻ったとき、入荷を希望したお客様に通知メールを自動で送る「再入荷自動通知 App」があります。商品ごとの再入荷希望数も一覧で見られるため、仕入れの判断にも使えます（ECのミカタ、2021年の記事）。受注生産や入荷待ちの商品を先に売りたい場合は「予約販売 App」もあります（ECのミカタ）。いずれも料金や条件は変わることがあるため、BASE Appsのページで確かめてください。
BASEの受注・在庫管理で、AIに任せられる作業は何か？
AIに任せやすいのは、集計・文面の下書き・数字の見比べといった「考える前の下準備」です。注文の判断やお客様への最終的な返信は、人が確かめてから行います。
| 作業 | AIに任せられること | 人が残すこと |
|---|---|---|
| 1週間の作業記録 | メモを項目ごとに集計し、時間のかかっている順に並べる | どの項目から手を付けるかの判断 |
| 問い合わせの定型文 | よくある質問のメモから、返信文の下書きを作る | ショップの方針（返品・キャンセル条件）と合っているかの確認 |
| 在庫表のチェック | 在庫表の数字から、残りが少ない商品や前の週と比べて急に減った商品を拾い出す | 実物との照合と、仕入れるかどうかの判断 |
| 商品ページの補足 | よく聞かれることを商品説明に足す文案を作る | 表現が事実と合っているか、言いすぎていないかの確認 |
注意したいのは、注文データにはお客様の氏名・住所・電話番号などの個人情報が入っている点です。個人情報保護委員会の「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（令和5年6月2日）では、事業者が個人情報を含むプロンプト（AIへの指示文）を入力する場合、利用目的の範囲内かを十分に確認すること、本人の同意なく個人データを入力するならAIの提供事業者がそのデータを機械学習に使わないこと等を十分に確認することが求められています。始めのうちは、注文データから氏名・住所・電話番号の列を消し、商品名・数量・日付だけをAIに渡す形にすると安心です。
受注・在庫以外の事務作業でAIに任せやすいものは、小さな会社が最初にAIに任せたい事務作業5つ｜任せる前に決めることにまとめています。
BASEの受注・在庫管理を家族やスタッフに任せるには、何を残せばよいか？
任せるなら、5項目ごとに「いつ・何を見て・どう判断するか」を1枚ずつ書き残すことです。店主の頭の中にしかない判断が多いほど、任せた後に確認の連絡が増えます。
- 在庫：正しい数はどこか、店頭で売れたらいつ減らすか
- 発送：どの配送方法を選ぶか、発送済みにするのはいつか
- 問い合わせ：定型文で返してよいものと、店主に回すもの
書き残すときは、止まると困る作業から1業務1枚で作ると続けやすくなります。具体的な作り方は業務マニュアルの作り方｜止まると困る業務から1業務1枚で作る手順と記入例を参考にしてください。
まとめ：BASEの受注・在庫管理は、在庫の数を決めてから5項目の順に置き換える
BASEの受注・在庫管理の効率化は、1週間の記録で時間のかかっている項目をつかみ、在庫の正しい数を1か所に決めてから、送り状・発送連絡・在庫更新・問い合わせの順に手作業を置き換えるのが近道です。BASEかんたん発送や、CSV商品管理 App・CSV一括発送 App・再入荷自動通知 Appなど、標準機能と拡張機能でできることは多くあります。新しいツールを探す前に、まず今の機能で足りるかを確かめてみてください。
受注・在庫の作業が軽くなったら、空いた時間を商品説明やSNS投稿など、注文を増やす側に回せます。集計や文面の下書きをAIで手早く済ませたい方は、当社のディープラも選択肢の1つにしてみてください。AIチャットやOCR（画像の文字をデータにする機能）、SNS投稿の作成などを1か所で試せる、中小企業・個人事業主向けのプラットフォームです。無料のまま使い続けることもできます（データの保管期間や分析機能に制限があります）。まずは今週1週間、5項目の作業時間をメモするところから始めてみてください。
BASEの受注・在庫管理の効率化でよくある質問
- BASEだけで売っている小さなショップでも、在庫管理ツールは必要ですか？
- いいえ、最初から必要ではありません。BASEだけで売っているなら、管理画面の在庫数を正しい数とし、入荷時はCSV商品管理 Appでまとめて更新すれば足りることが多いです。店頭や別のショップと在庫を分け合い、手で合わせきれなくなった段階で検討してください。
- BASEかんたん発送と送り状一括印刷 Appは、どう使い分ければよいですか？
- 発送が1件ずつなら「BASEかんたん発送」、1日にまとめて多く送るなら「送り状一括印刷 App」が向いています。かんたん発送は営業所やコンビニなどで送り状を印刷する仕組み、一括印刷 Appは管理画面から最大200件をまとめて自分のプリンターで印刷する仕組みです。
- 注文データをそのままAIに貼り付けてもよいですか？
- そのまま貼り付けるのはおすすめしません。注文データにはお客様の個人情報が含まれるため、氏名・住所・電話番号の列を消してから使いましょう。個人情報保護委員会も、個人データを入力する場合は利用目的の範囲内かや、AIの提供事業者が機械学習に使わないかを確認するよう求めています。
- CSVで在庫を更新するときに、気をつけることはありますか？
- 元のCSVを別名で保存してから書き換えることです。列のずれや別の商品の書き換えに気づいたとき、元に戻せます。アップロード後は、数商品を選んで管理画面の数と実物を見比べてください。
出典：経済産業省「令和7年度 電子商取引に関する市場調査」（2026年10月21日）／ネットショップ担当者フォーラム（同調査の報道）／BASE Apps「CSV商品管理」／BASE U「商品の管理を効率化させる機能」／ECのミカタ「BASEかんたん発送」標準機能化／ECのミカタ「BASE、『送り状一括印刷 App』日本郵便にも対応」／ECのミカタ「送り状データダウンロード App」／ECのミカタ「再入荷自動通知 App」／ECのミカタ「予約販売 App」アップデート／個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」（令和5年6月2日）（いずれも2026年11月12日確認）