文責：藤田 泰仁
EC受注処理の効率化は、注文確認・入金確認・在庫の更新・出荷と送り状・問い合わせ対応の5つを、1週間の作業時間を記録したうえで手間の大きい順に見直すのが近道です。メールや送り状はショップの機能に任せ、在庫の正しい数は1か所で持ち、返品の条件は特定商取引法に沿って注文前に見える場所に書いておきましょう。
EC受注処理の効率化は「5つの作業を、手間の大きい順に見直す」ことから始める
EC受注処理の効率化とは、注文を受けてから発送・連絡を終えるまでの作業を、人の手が要る部分だけに絞ることです。小さなネットショップで見直したいのは、注文確認の連絡、入金確認、在庫の更新、出荷と送り状の作成、問い合わせ・キャンセル対応の5つです。全部を一度に変える必要はありません。1週間ほど各作業にかかった時間を記録し、手間の大きいものから順に、ショップの標準機能や定型文に任せていきます。経済産業省の「令和6年度 電子商取引に関する市場調査」（2025年8月26日公表）によると、2024年の物販系BtoC-EC市場は15兆2,194億円で前年より3.7%増えました。注文が増えるほど、手作業のままの受注処理は店主の時間を圧迫します。
EC受注処理とは？どこからどこまでの作業を指すのか
EC受注処理とは、ネットショップで注文が入ってから、商品を発送してお客様への連絡を終えるまでの一連の作業のことです。似た言葉に「受注管理」や「フルフィルメント」があります。受注管理は注文の状況を記録して追いかけること全体、フルフィルメントは注文を受けてから商品を届けるまでの物流の作業（梱包・発送など）を指すことが多い言葉です。この記事では、小さなネットショップの店主が毎日こなしている次の5つの作業を「受注処理」として扱います。
- 注文確認：注文の内容を確かめ、お客様に受付の連絡をする
- 入金確認：支払いが済んだかを確かめる
- 在庫の更新：売れた数を在庫に反映し、売り越しを防ぐ
- 出荷と送り状：梱包し、送り状を作って発送し、追跡番号を知らせる
- 問い合わせ・キャンセル対応：変更・キャンセル・返品の連絡に答える
5つの作業で、止まると何が起きるのか？
見直す作業は5つで、どれも「止まるとお客様に迷惑がかかる」作業です。まずは下の表で、自分のショップで手間がかかっている作業と、最初に打てる対策を確かめてください。
| 作業 | 止まると起きること | 最初の対策 |
|---|---|---|
| 注文確認 | 「注文できたのか分からない」という問い合わせが増える | ショップの自動送信メールの文面を整え、手で送るのは例外だけにする |
| 入金確認 | 発送が遅れる。振込の確認漏れで二重に連絡してしまう | すぐに支払いが確定する決済を中心にし、振込の確認は時間を決めて行う |
| 在庫の更新 | 在庫がないのに売れてしまい、キャンセルとお詫びが発生する | 在庫の正しい数を持つ場所を1か所に決める |
| 出荷と送り状 | 宛名の書き写しミスや、追跡番号の連絡漏れが起きる | 注文データから送り状を発行し、手書き・手入力をなくす |
| 問い合わせ・キャンセル対応 | 同じ質問への返信に時間を取られ、返品の条件でもめる | 返品の条件を注文前に見える場所に書き、よくある質問と定型文を用意する |
注文確認の連絡は、手で送る必要があるのか？
注文確認の連絡は、ショップの自動送信メールに任せ、手で送るのは例外の注文だけにするのが基本です。BASEやShopifyなどのショップ作成サービスには、注文が入ったときにお客様へ自動でメールを送る仕組みがあります。手間が減らない原因の多くは、自動メールの文面が足りず、結局あとから個別に補足の連絡をしていることです。
- 自動メールに、発送までの目安の日数・問い合わせ先・キャンセルの受付方法を書き足す
- 受注生産や予約商品など、手で連絡が必要な注文の種類を決めておく
- 例外の注文用に、返信の定型文を2〜3本用意しておく
自動メールの文面は、一度整えれば毎回の作業が要らなくなります。「お客様から毎回聞かれること」を1週間メモし、その答えを文面に足していくと、問い合わせの件数も減らしやすくなります。
入金確認の手間は、どうすれば減らせるのか？
入金確認の手間は、注文と同時に支払いが確定する決済を中心にし、銀行振込などの確認は1日の中で時間を決めてまとめて行うと減らせます。クレジットカードなどは、ショップの管理画面で支払いの状況が分かるため、通帳や振込の明細と注文を1件ずつ突き合わせる作業が要りません。
- 選べる支払い方法のうち、確認に手間がかかるものを洗い出す
- 振込の確認は「午前に1回」など時間を決め、そのときだけ見る
- 入金待ちの注文に、期限と、期限を過ぎたときの扱いを決めておく
前払いで代金を受け取り、商品をすぐに届けられない場合は注意が必要です。消費者庁の特定商取引法ガイド「通信販売」では、代金を前払いで受け取ったあと商品の引渡しに時間がかかるときは、申込みを承諾するかどうか、受け取った金額、引渡しの時期などを書いた通知を遅滞なく送ることが求められています（前払式通信販売の承諾等の通知、法第13条。2026年11月11日確認）。受注生産や予約販売をしているショップは、この通知を自動メールや定型文に組み込んでおくと、毎回考えずに済みます。
在庫の数がずれて売り越すのは、どう防ぐのか？
在庫のずれは、「正しい在庫数を持つ場所」を1か所に決め、ほかの場所はそこに合わせる形にすると防ぎやすくなります。店頭販売とネットショップを両方している、複数のショップやモールに同じ商品を出している、といった場合に、それぞれで在庫を別々に数えていると、どちらかで売れたのに反映されず、在庫がないのに注文が入ることがあります。
- 在庫の正しい数を持つ場所（ショップの管理画面、在庫表など）を1つに決める
- 店頭で売れたときに在庫を減らすタイミングを決める（売れたその場、閉店後など）
- 残りが少ない商品は、ネット側の在庫を少なめに出しておく
販売先が増えて手で合わせきれなくなったら、複数のショップの在庫をまとめて更新するアプリや在庫管理ツールを検討する段階です。ただし、ツールを入れる前に、上の「どこが正しい数か」を決めておかないと、ツールを入れてもずれは残ります。
出荷と送り状の作成は、どこまで手間を省けるのか？
出荷の作業は、注文データから送り状を発行し、宛名の手書きや手入力をなくすところまでは、小さなショップでも省けます。梱包そのものは人の手が残りますが、宛名を書き写す、追跡番号を1件ずつお客様に知らせる、といった作業はショップの機能に任せられることが多くなっています。
- 使っているショップに、管理画面から送り状を発行する機能があるか確かめる
- 発送を済ませたら、管理画面で「発送済み」にして発送通知を送る流れにそろえる
- 梱包資材と、よく使う配送方法を商品のサイズごとに決めておく
たとえばBASEでは、注文詳細の画面から二次元コードを取得し、配送事業者が指定する場所で送り状を印刷して発送する「BASEかんたん発送」が、2025年10月30日から標準機能になっています（ECのミカタ）。Shopifyでも、対応する配送業者を通じて管理画面から配送ラベルを購入・印刷できるとShopifyヘルプセンター「注文」で案内されています（いずれも2026年11月11日確認）。使える配送業者や料金は変わることがあるため、各サービスの公式の案内で確かめてください。
問い合わせ・キャンセル・返品の対応は、どう減らすのか？
問い合わせとキャンセルの対応は、返品・キャンセルの条件を注文前に見える場所に書き、よくある質問への答えを用意しておくと減らせます。条件があいまいなままだと、1件ごとに判断と説明が必要になり、もめる原因にもなります。
- 返品の可否・期間・送料の負担を決め、ショップの表示と最終確認画面に書く
- よく聞かれる質問（届く日、サイズ、ギフト対応など）をページにまとめる
- キャンセル・返品・届かないときの返信の定型文を用意する
返品の条件の書き方には、法律上のルールがあります。消費者庁の特定商取引法ガイド「通信販売」によると、返品特約（返品できるかどうかや条件を定めたもの）は、返品の可否・期間などの条件・返品の送料の負担を広告に表示する必要があり、インターネット通販では申込みの最終確認画面にも表示が求められます（2026年11月11日確認）。最終確認画面とは、お客様が注文を確定する直前に表示される、内容の確認ページのことです。表示の内容が自社の商品に合っているか迷うときは、消費者庁の資料や専門家に確認しましょう。
5つのうち、どの作業から手を付ければよいのか？
手を付ける順番は、1週間の作業時間を記録し、時間がかかっている作業から決めるのが確実です。ショップによって、手間のかかる場所は違います。注文が多いショップは出荷、受注生産のショップは入金確認と連絡、店頭とネットを両方しているショップは在庫の更新に時間を取られる、ということが現場ではよくあります。
- 1週間、5つの作業ごとにかかった時間をメモする
- 時間の長い作業から、やめられるもの・まとめられるものを探す
- 残った作業を、ショップの機能や定型文に置き換える
- 置き換えたあと、もう1週間記録して時間が減ったか確かめる
「やめる→まとめる→置き換える」の順で考えると、要らない作業まで自動化してしまうことを避けられます。この考え方は業務改善の基本ECRSとは？やめる・まとめる順で考える事務と集客の例で詳しく紹介しています。
受注処理をスタッフや家族に任せるには、何を残せばよいか？
受注処理を人に任せるなら、5つの作業ごとに「いつ・何を見て・どう判断するか」を1枚ずつ書き残しておくことです。店主の頭の中にしかない判断（入金待ちの期限、例外の注文の扱い、返品を受けるかどうか）が多いほど、任せたあとに確認の連絡が増えます。
書き残すときは、止まると困る作業から1業務1枚で作ると続けやすくなります。具体的な作り方は業務マニュアルの作り方｜止まると困る業務から1業務1枚で作る手順と記入例を参考にしてください。
まとめ：受注処理が軽くなったら、次は注文を増やす側を見直す
EC受注処理の効率化は、注文確認・入金確認・在庫の更新・出荷と送り状・問い合わせ対応の5つを、手間の大きい順に見直すことから始まります。自動メールの文面を整え、在庫の正しい数を1か所で持ち、送り状は注文データから発行し、返品の条件は注文前に見える場所に書いておく。これだけでも、毎日の手作業はかなり整理できます。
受注処理が回るようになると、次の課題は「そもそも注文が増えない」ことに移りがちです。ショップを作ったきりアクセスや注文が伸びないときは、ホームページで集客できない原因は？アクセス数で分けて見直す7項目で、どこで詰まっているかを確かめてみてください。誰に何を売るかの整理から、ショップやホームページの作り直し、公開後の改善まで一緒に考えたい場合は、当社のホームページ・EC制作で、BASEやShopifyでのネットショップ制作のご相談もお受けしています。
EC受注処理の効率化でよくある質問
- 注文が少ないうちから、受注処理を効率化する必要はありますか？
- はい、注文が少ないうちに流れを決めておくほうが楽です。件数が増えてから見直すと、発送の遅れや連絡漏れが起きてから慌てて直すことになります。まずは自動メールの文面と返品の条件の表示から整えましょう。
- 受注管理システムは、最初から入れたほうがよいですか？
- 最初から入れる必要はありません。1つのショップだけで販売しているなら、ショップ作成サービスの標準機能で足りることが多いです。複数のショップやモールで売るようになり、在庫や注文を手で合わせきれなくなった段階で検討すれば十分です。
- 返品を受け付けない場合も、何か表示が必要ですか？
- はい、返品を受け付けないことも返品特約として表示が必要です。消費者庁の特定商取引法ガイドでは、返品特約の内容を広告と最終確認画面に表示することが求められています。表示がない場合の扱いについては、消費者庁の資料で確認してください。
- 受注処理の効率化で、まず記録すべきことは何ですか？
- 5つの作業ごとに、1週間でかかった時間を記録してください。どこに時間がかかっているかが分かれば、手を付ける順番を迷わずに決められます。あわせて、お客様からよく聞かれる質問もメモしておくと、自動メールやよくある質問のページに活かせます。
出典：経済産業省「令和6年度 電子商取引に関する市場調査の結果を取りまとめました」（2025年8月26日）／消費者庁 特定商取引法ガイド「通信販売」／ECのミカタ「BASE、『かんたん発送 App』を拡張機能から標準機能へ」／Shopifyヘルプセンター「注文」（いずれも2026年11月11日確認）