文責：藤田 泰仁
小規模事業者の経理効率化は、「証憑を1か所に集める→週1回まとめて入力する→OCRで読み取りを任せる→保存ルールに合わせて残す」の順に整えると、月末・年度末にためにくくなります。メールで受け取った請求書などの電子取引データはデータのまま保存し、仕訳の最終判断は税理士に確認しましょう。
経理を月末にためない方法は「1か所に集める→週1回入力→OCR→保存ルール」の4ステップ
小規模事業者の経理効率化は、入力のスピードより「ためない仕組み」で決まります。まず領収書や請求書などの証憑（取引の証拠になる書類）を、紙もデータも1か所に集める場所を決めます。次に、入力は毎日ではなく週1回・決まった曜日に30分ほどとまとめます。読み取りはOCR（画像の文字をデータにする技術）に任せ、人は金額と勘定科目の確認に集中します。最後に、電子帳簿保存法のルールに合わせて保存します。特にメールやWebで受け取った請求書は、令和6年1月からデータのまま保存することが求められています（国税庁）。
合同会社well coの藤田です。小規模事業者の方と業務の話をしていると、「領収書は財布と机の引き出しに入ったまま」「帳簿は確定申告の前にまとめてやる」という声をよく聞きます。本業が忙しいほど、経理はあと回しになりがちです。この記事では、経理を月末・年度末にためないための手順を、順番どおりにまとめます。
なぜ経理は月末・年度末にたまってしまうのか？
経理がたまるいちばんの原因は、証憑の置き場所がばらばらなことです。紙の領収書は財布やかばん、請求書はメール、ネット通販の領収書はそれぞれのサイトの中。入力しようとするたびに「探す」作業から始まるため、腰が重くなります。
- 置き場所がばらばら：入力の前に探す時間がかかる
- やる日が決まっていない：「時間ができたら」は、なかなか来ない
- 量がたまってから手を付ける：1枚ずつ思い出す手間が増え、さらに面倒になる
- 迷う取引で止まる：勘定科目が分からない取引で手が止まり、そのまま放置される
つまり、たまる原因は経営者の性格ではなく、仕組みのほうにあります。この4つを順番につぶしていくのが、ここから紹介する手順です。
ステップ1：領収書や請求書はどこに集めればよいか？
結論から言うと、「紙の入り口」と「データの入り口」を1つずつ決め、すべてそこに入れるようにします。保存の形が違うので、入り口を無理に1つにする必要はありません。大事なのは、迷わず入れられることです。
| 受け取り方 | 例 | 集める場所の例 |
|---|---|---|
| 紙で受け取る | 店のレシート、手書きの領収書、郵送の請求書 | 事務所に「未処理」の箱やクリアファイルを1つ置く。外出先ではその日のうちにスマホで撮影する |
| メールで受け取る | PDFの請求書、利用明細 | 経理用のメールアドレスかフォルダを決め、受け取ったら転送・移動する |
| Webサイトから取得する | ネット通販の領収書、クラウドサービスの請求書 | パソコンやクラウドストレージに経理用フォルダを1つ作り、ダウンロードして入れる |
データで受け取ったものは、ファイル名に「日付_取引先_金額」のように規則を決めて付けておくと、あとで探しやすくなります。スタッフがいる場合は、同じ入り口を全員で使うルールにしておきましょう。
ステップ2：入力は毎日と週1回、どちらがよいか？
本業が忙しい小規模事業者なら、週1回・決まった曜日にまとめて入力するのがおすすめです。毎日は続きにくく、月1回だと量が多くて内容を思い出せなくなります。週1回なら、1週間分の取引なので記憶も新しく、30分前後で終わることが多いはずです。
- 曜日と時間を決めて、予定表に入れる（例：毎週金曜の夕方30分）
- 紙とデータの入り口から、その週の証憑を全部取り出す
- OCRや会計ソフトで読み取り、日付・金額・取引先を確認する
- 勘定科目に迷う取引は「保留」にして先に進む
- 入力が済んだ紙は「処理済み」の箱や月ごとの袋に移す
ポイントは4番目です。迷う取引で止まると、その週の作業全体が終わらなくなります。保留にした取引はメモにまとめ、月1回、税理士にまとめて聞くようにすると作業が止まりません。入力したデータから月の数字をつかむ方法は、小規模事業者の月次レポートをA4一枚で作る方法でも紹介しています。
ステップ3：OCRで読み取ると、何が楽になるのか？
OCRを使うと、日付・金額・取引先を手で打ち込む作業が減ります。人がやるのは、読み取り結果が合っているかの確認と、勘定科目の判断です。最近の会計ソフトやAIツールには、スマホで撮影した領収書を読み取って仕訳の候補まで出してくれるものもあります。
| 作業 | OCR・AIに任せられること | 人が残すこと |
|---|---|---|
| 領収書の読み取り | 日付・金額・取引先を文字データにする | 読み間違い（特に数字の桁や手書き部分）の確認 |
| 仕訳の下書き | 過去の入力をもとに勘定科目の候補を出す | 候補が正しいかの判断。迷う取引は税理士に確認 |
| 書類の整理 | 日付や取引先で並べ替え・検索する | 保存ルールに合った形で残っているかの確認 |
注意したいのは、OCRもAIも読み間違いをすることがある点です。感熱紙のレシートがかすれている、手書きの数字が崩れている、といった場合は特に起きやすくなります。読み取った結果をそのまま帳簿に入れず、金額だけは必ず目で確かめる工程を残してください。OCR以外にどんな事務作業をAIに任せられるかは、小さな会社が最初にAIに任せたい事務作業5つにまとめています。
ステップ4：電子帳簿保存法では、どう保存すればよいか？
電子帳簿保存法は、帳簿や書類をデータで保存するときのルールを定めた法律です。国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトでは、大きく「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つに分けて案内されています。小規模事業者がまず押さえたいのは、受け取り方によってルールが違うという点です。
| 受け取り方 | 保存のしかた | ポイント |
|---|---|---|
| メール・Webなどデータで受け取った請求書・領収書（電子取引） | データのまま保存する | 令和6年1月からは、印刷して元データを消す保存はできない |
| 紙で受け取った領収書・請求書 | 紙のまま保存するか、ルールを満たしてスキャナ保存する | スキャナ保存は任意。始めるための特別な手続きは原則不要 |
メールやWebで受け取った書類は「データのまま」残す
国税庁のリーフレット「令和6年1月からの電子取引データの保存方法」によると、電子取引データが原本なので、プリントアウトしたあとも消さずに保存する必要があります。保存では、モニターや操作説明書を備えること、日付・金額・取引先で検索できること、不当な訂正や削除を防ぐ事務処理規程（社内のルール）を決めて守ることが求められます。専用のシステムがなくても、事務処理規程で対応できるとされています。
検索の要件には、小規模事業者向けの例外があります。2課税年度前の売上高が5,000万円以下の場合などは、税務調査で「ダウンロードの求め」に応じられるようにしていれば、検索の要件は不要です。また、ルールどおりに保存できなかったことに相当の理由があると税務署長が認め、データのダウンロードと印刷した書面の提示・提出に応じられる場合は、データを保存しておくだけでよいとする猶予措置もあります。どちらも、データ自体を消さずに残すことが前提です。
紙の領収書をスマホで撮って捨てるなら「スキャナ保存」のルールを守る
紙の領収書は、紙のまま保存しても問題ありません。読み取ったあとに紙を捨てたい場合は、スキャナ保存のルールを満たす必要があります。国税庁の「はじめませんか、書類のスキャナ保存」では、領収書や請求書などの重要書類について、主に次のルールが示されています。
- 入力期間：受け取ってからおおむね7営業日以内（早期入力方式）、または事務の処理規程を定めたうえで最長2か月の業務処理サイクルの後おおむね7営業日以内
- 読み取り：解像度200dpi相当以上、カラー（24ビットカラー）
- タイムスタンプ：入力期間内に付ける（入力期間内に保存したことを確認できる場合は代えられる）
- 訂正・削除：その事実や内容が確認できる、または訂正・削除できないシステムなどを使う
- 検索：日付・金額・取引先で検索できるようにする
週1回の入力リズムは、この入力期間とも相性がよい方法です。ただし、受け取った日から入力までの間隔によっては期間を超えることもあるので、スキャナ保存をするなら、外出先でその日のうちに撮影しておく習慣をあわせて作るのが安心です。国税庁のリーフレットでも、ルールを満たして保存するには対応ソフトを使うのが一般的とされています。
帳簿や書類はいつまで保存するのか？
保存期間は、法人か個人か、申告の種類によって違います。国税庁のタックスアンサーによると、法人は確定申告書の提出期限の翌日から原則7年間（青色申告で欠損金が出た事業年度は10年間）です。青色申告の個人事業者は原則7年間で、請求書や見積書など5年間でよい書類もあります。自分の場合にどれが当てはまるかは、税理士か税務署に確認してください。
税理士に任せる部分と、自分でやる部分はどう分ける？
経営者が自分でやるのは「集める・入力の下書きをする」まで、最終的な仕訳や税務の判断は税理士に確認する、という分け方がおすすめです。証憑がそろって入力の下書きができていれば、税理士とのやり取りも短く済みます。
- 自分でやること：証憑を集める、週1回の入力、OCRの読み取り結果の確認、保留メモを作る
- 税理士に確認すること：迷う取引の勘定科目、経費にしてよいかの判断、保存方法が自社に合っているか、決算や申告
- 最初に一度だけ相談したいこと：スキャナ保存を始めるか、電子取引データの保存のしかた、使う会計ソフト
経理の手順が固まったら、ほかの事務作業にも同じ考え方を広げられます。時間のかかっている作業から順に見直す方法は、「時間がない」を減らす業務改善の進め方を参考にしてください。
まとめ
経理を月末・年度末にためないコツは、証憑の入り口を決めて1か所に集め、週1回・決まった曜日にまとめて入力し、読み取りはOCRに任せて人は確認に集中することです。メールやWebで受け取った書類はデータのまま残し、紙をスキャナ保存するなら国税庁のルールを確かめてから始めましょう。迷う仕訳は保留にして、税理士にまとめて確認するのが安全です。
OCRでの読み取りを試してみたい方は、当社のディープラも選択肢の1つにしてみてください。OCRのほか、AIチャットや議事録作成、SNS投稿作成など、日々の事務作業をまとめて試せる中小企業・個人事業主向けのプラットフォームです。無料のまま使い続けることもできます（データの保管期間や分析機能に制限があります）。まずは今週分の領収書から、1回目の「週1回入力」を始めてみてください。
よくある質問
- 紙の領収書はスキャンしないといけませんか？
- いいえ。紙で受け取った領収書は、紙のまま保存してもかまいません。スキャナ保存は任意で、読み取ったあとに紙を捨てたい場合に、国税庁が示す入力期間や解像度などのルールを満たす必要があります。
- メールで届いた請求書は、印刷して保存すれば十分ですか？
- 令和6年1月からは、メールやWebで受け取った電子取引データは、データのまま保存する必要があります。印刷して整理しておくこと自体はかまいませんが、元のデータは消さずに残してください。
- 経理の入力は毎日やったほうがよいですか？
- 毎日が続くならそれが理想ですが、本業が忙しい小規模事業者なら週1回・決まった曜日にまとめる方法が続けやすくなります。1週間分なら取引の内容も思い出しやすく、作業も短く済みます。
- OCRで読み取った内容は、そのまま帳簿に使えますか？
- そのまま使うのはおすすめしません。かすれたレシートや手書きの数字は読み間違いが起きやすいため、少なくとも金額と日付は目で確認してください。勘定科目の判断に迷うときは税理士に確認しましょう。
- 売上が小さい事業者でも、電子帳簿保存法に対応する必要がありますか？
- 電子取引データの保存はすべての事業者が対象です。ただし、2課税年度前の売上高が5,000万円以下の場合などは、ダウンロードの求めに応じられるようにしていれば検索の要件が不要になるといった例外があります。
出典：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」／国税庁「令和6年1月からの電子取引データの保存方法」／国税庁「はじめませんか、書類のスキャナ保存」／国税庁 タックスアンサーNo.5930 帳簿書類等の保存期間／国税庁 タックスアンサーNo.2070 青色申告制度